INHALT

• Wofür kann die individuelle Mailing List genutzt werden?
• Wo finde ich die Mailing List?
• Was erwartet mich, wenn ich mir die Liste herunterlade?
• Wie gehe ich mit Fehlern in meinen Datensätzen um?
• Wie lange ist die individuelle Mailing List verfügbar?

Wofür kann die individuelle Mailing List genutzt werden?

• Eigenständige Prüfung, ob und welche Felder korrekt an optilyz übertragen wurden.
• Eigenständige Prüfung, ob alle Personalisierungsinhalte je Datensatz vollständig und korrekt an optilyz übertragen wurden.
• Eigenständige Prüfung der allgemeinen Datenqualität Ihrer uns zur Verfügung gestellten Datensätze nach Korrektur durch optilyz.
• Eigenständige Prüfung der von optilyz korrigierten und/oder ausgeschlossenen Adressen:
  • Überprüfung der Zustellbarkeit der jeweiligen Adresse
  • Geringfügige Korrekturen an der Formatierung und Rechtschreibfehlern
  • Identifikation von verdächtigen Namen („Suspicious Names“) wie z. B. Mr. John Doe, Test Testerman oder Max Mustermann
  • Identifikation und Ausschluss von Adressen, die außerhalb des angegebenen Zustellungslandes liegen
  • Entfernen von doppelten Empfängern (Duplikaten)
  • Ausschluss von unzustellbaren Adressen
• Aufnahme der von optilyz korrigierten Adressdaten in Ihre Datenbank.
• Entfernung der von optilyz gelöschten Datensätze in Ihrer Datenbank.

Wo finde ich die Mailing List?

Loggen Sie sich ein auf der optilyz Plattform > Mailings > entsprechendes Mailing wählen > Recipients > Mailing List

Was erwartet mich, wenn ich mir die Liste herunterlade?

Innerhalb des Zip-Ordners befinden sich drei CSV-Dateien und eine ReadMe-Datei im PDF-Format:

• Finale Empfängerliste: final_recipients_list.csv:
  • Wenn Sie sich bei der Konfiguration Ihrer Automation/Ihres Mailings entschieden haben, Adressen zu inkludieren, die bei der Prüfung zu Warnungen geführt haben, sind die jeweiligen Infos dazu in der Spalte „Warning" zu finden. Außerdem haben wir in der Spalte „Fixes“ alle Änderungen oder Verbesserungen beschrieben, die wir an zustellbaren Adressen vorgenommen haben. Dies ist die finale Datenliste, auf dessen Basis das Mailing produziert wird.
    
    Mögliche Warnungen: 
    
    

    Warnungen	Grund der Warnung
    House number is likely invalid	Hausnummer unverifiziert
    Name contains 3 consecutive identical characters	ungewöhnliche Schreibweise, z. B. Saaarah, Herrrzog...
    First name is unrecognized	"Suspicious name", weil Sonderzeichen oder ungewöhnliche Schreibweise oder ungewöhnlicher Name
    Name contains invalid character(s)	Sonderzeichen o. Ä. sind im Namen zu finden
    Address was not found in address database	Adresse unverifiziert
    The address has no first name	Fehlender Vorname, aber Nachname vorhanden, daher kann zugestellt werden (könnte sich allerdings auf die Personalisierung auswirken!)
    Name contains keys words indicating it is not a personal name	Nachname könnte unecht sein, z. B. Test, Tester...
    First name is recognized as a common last name	Eventuell wurden Vor- und Nachname vertauscht
    Name contains number	Im Namen sind Nummern zu finden

    
    
    
• Entfernte Adressen: deleted_recipients_list.csv:
  • Empfänger, die aus der endgültigen Mailingliste („final recipients“) entfernt wurden, enthalten in der Spalte „Comments“ eine Information, in der die Gründe für ihre Entfernung angegeben sind. Wenn Sie sie in Ihr Mailing aufnehmen möchten, müssen Sie die beschriebenen Fehler beheben und die korrigierten Daten hochladen. Anhand dieser Liste können Sie Datensätze in Ihrer Datenbank entfernen, wenn gewünscht. 
    
  • Mögliche Gründe für eine Entfernung der Adresse sind:
    - Im Datensatz fehlt eine dieser Felder, um die Zustellung zu ermöglichen: last name, street and house number, zip code, city.
    - Lieferadressen sind Postfilialen, Packstationen o. Ä. Dies ist nicht möglich.
    - Sowohl first name und last name als auch full name wurden übertragen - dies verwirrt die optilyz Plattform. Bitte entscheiden Sie sich für eine Variante.
    - Der Nachname ist zu kurz (z. B. "A") oder fehlt.
    - Der Datensatz befindet sich außerhalb des gewählten Zustellungslandes.

• Von Ihnen übertragene Daten an optilyz: original_recipients_list.csv:
  • Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Datensätze vor Prüfung durch optilyz.
    
    
• ReadMe.pdf: Hilfe zur Nutzung der Mailing Liste.

Wie gehe ich mit Fehlern in meinen Datensätzen um?

Sollten Sie bei Ihrer Prüfung Fehler entdecken, können Sie die Daten an uns neu übertragen. Wichtig ist, dass Sie uns kurz kontaktieren, damit wir die fehlerhaften Datensätze nicht für den Druck nutzen. 
Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner auf oder schreiben Sie uns eine Nachricht an support@optilyz.com.

Sollten die Datensätze schwerwiegende Fehler enthalten, die dafür sorgen, dass wir das Mailing nicht bearbeiten und produzieren können, erhalten Sie eine Feedback-Email, die genau erläutert, wo das Problem in Ihren Adress- oder Personalisierungsdaten liegt.

Eine Korrektur durch optilyz ist in keinem Falle möglich, da der manuelle Aufwand von uns nicht getragen werden kann. Außerdem entsteht dadurch ein hohes Fehlerpotenzial, daher müssen Korrekturen und Anpassungen in den Daten von Ihnen übernommen werden und dann erneut an optilyz übertragen werden.

Wie lange ist die individuelle Mailing List verfügbar?

Ganz wichtig: Die Mailing List ist nur 28 Tage nach Postauflieferung (PAL) verfügbar! Danach werden die Daten aufgrund der DSGVO automatisch gelöscht und können auch nicht wiederhergestellt werden. Laden Sie sich die Liste also immer rechtzeitig herunter, wenn notwendig.