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1. Einführung

Beim Upload einer Adressmenge sortiert die Plattform die Daten automatisch. Bevor der Entwurf an unser Operations-Team geschickt werden kann, muss die Aufschlüsselung noch einmal überprüft und die Auswahl bestätigt werden. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass das Mailing an so viele Empfänger wie möglich versandt wird und die Druck- und Portokosten gleichzeitig so gering wie möglich gehalten werden. In diesem Artikel werden alle Kategorien detailliert erklärt und die Auswahlmöglichkeiten und ihre Auswirkungen näher erläutert.




2. Der Graph

Auf der linken Seite befindet sich ein automatisch generiertes Tortendiagramm, das alle notwendigen Informationen auf den ersten Blick liefert. Der blaue äußere Ring zeigt an, wie viel von allen hochgeladenen Adressen versendet wird. Wenn die Auswahl auf der rechten Seite geändert wird, um bestimmte Kategorien ein- oder auszuschließen, ändert sich der blaue Ring automatisch.


3. Die Kategorien
Die Liste auf der rechten Seite lässt sich in drei Hauptkategorien unterteilen:

  • Grüne Kategorien(Deliverable, Corrected) – Adressen in dieser Kategorie sind immer enthalten

  • Gelbe Kategorien(Duplicated, Missing First Name, Unverified) – Die Adressen können je nach Wahl einbezogen werden
  • Rote Kategorien (International, Undeliverable) – Adressen in dieser Kategorie werden immer ausgeschlossen.


Schauen wir uns die Tags einzeln an!



Grüne Kategorien

1. Deliverable

Dies ist das Standardergebnis der Adressprüfung. Die Mehrheit der Adressen dürfte dieser Kategorie zuzuordnen sein. „Deliverable“ zu sein bedeutet genau das: Ohne jegliche Korrektur, Anpassung oder Rückfrage können diese Adressen zum Versand benutzt werden.


2. Corrected

Manche Adressen brauchen nur ein wenig Unterstützung. Dazu gehören kleine Tippfehler oder eine Postleitzahl, die nicht ganz stimmt. Durch den Abgleich der hochgeladenen Adressen mit unserer internen Datenbank konnten wir das Problem identifizieren und beheben.

Es besteht kein Zweifel daran, dass diese Adressen mit oder ohne unsere Hilfe eine gültige Adresse darstellen. Daher gibt es keine Möglichkeit, sie in diesem Schritt auszuschließen. Wenn Sie unerwünschte Daten in diesen Kategorien feststellen, entfernen Sie die Adressen bitte, bevor Sie sie auf die Plattform hochladen.



Gelbe Kategorien
1. Duplicated

Dies ist bei Weitem die komplexeste Kategorie, die wir anbieten. Im Grunde möchten Sie vermeiden, zwei Briefe an ein und denselben Kunden zu senden. Das würde nicht nur zusätzliche Druck- und Versandkosten verursachen, sondern auch beim Kunden nicht unbemerkt bleiben und möglicherweise keinen guten Eindruck hinterlassen. Wir versuchen, dieses Problem mit dem Filter „Duplicated“ zu lösen.


Bei der Prüfung auf einen doppelten Eintrag wird zunächst die Adresse geprüft: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land. Nur wenn alle diese Angaben zu 100 % übereinstimmen, wird geprüft, ob die Namen zu mindestens 90 % übereinstimmen. Ist dies der Fall, wird der erste Eintrag verwendet und der zweite verworfen. 


Warum 90 % und nicht 100 %? Es kann kleine Abweichungen in der Schreibweise oder im Format geben, die zu kleinen Unterschieden führen können. Schauen wir uns ein Beispiel an:

Philipp Mustermann

Philipp Mustermann

Phillip Mustermann

Die zweite und dritte Version der Schreibweise sind dem ersten Namen ähnlich genug, um als identisch zu gelten, genauer gesagt zu 93 %. Auch wenn es keine 100 % sind, möchten wir den Namen ausschließen, da wir hinreichend sicher sind, dass die Einträge zu demselben Empfänger führen.


Leider ist das System nicht unfehlbar. Vor allem bei Sonderzeichen, die von verschiedenen Systemen vor dem Hochladen möglicherweise nicht eingegeben, gespeichert oder formatiert werden, können wir kleine Abweichungen feststellen, die nicht erfasst werden. Amèlie und Amelie werden als unterschiedliche Namen gewertet, ebenso wie Jörg und Jorg. 


Wenn es in Ihrem Upload jedoch Duplikate gibt, sind es in der Regel nicht viele, und wir empfehlen, sie mit aufzunehmen. Wenn eine auffällige Anzahl von Duplikaten auftritt, insbesondere in Verbindung mit anderen gelben oder roten Kategorien, sollten Sie unser Operations-Team um eine Adressprüfung bitten, um die Gesundheit Ihrer Daten zu gewährleisten.


Weiterhin gibt es noch eine weitere Ausnahme, bei der wir empfehlen würden, Duplikate beizubehalten – wenn Sie Anwendungsfälle mit einem kleinen Schwellenwert bündeln, um eine schnellere Bearbeitung zu nutzen. Wenn Sie z. B. sowohl Geburtstage als auch Neukunden in ein Mailing aufnehmen, kann es passieren, dass ein und dieselbe Adresse in beiden Listen auftaucht. Abhängig davon, ob der Kunde zweimal für verschiedene Fälle angeschrieben werden soll oder nicht, sollte ggf. die Customer Journey angepasst werden. Wie immer hängt es von Ihrer Kampagne ab, aber in der Regel ist es sinnvoller, beide Mailings einzubeziehen.  



2. Missing First Name 
Zum Glück kommen wir nun zu einer intuitiveren Kategorie. Manchmal geben die Kunden keinen Vornamen an, oder sie geben hier eine Firmenadresse an. Die Ergebnisse dieser Kategorie im Mailing zu belassen, bedeutet, dass sowohl „Frau Müller“ als auch „Lokales Unternehmen, c/o Frau Müller“ Ihr Mailing erhalten, daher empfehlen wir die Aufnahme dieser Kategorie.



3. Unverified 

Dies ist ein einzigartiger Filter mit einem hohen Maß an Variabilität bei den Adressen. Wir vergleichen die Daten mit einer statischen Liste im Hintergrund und versuchen zu prüfen, ob die Kombination aus Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort wahrscheinlich zugestellt werden kann. Dies scheint eine einfache Antwort zu sein, aber die Landschaft ändert sich ständig. Es werden neue Straßen gebaut, gewachsene Stadtteile werden neu nach Postleitzahlen aufgeteilt und Straßen werden zusammengelegt oder aus historischen Gründen komplett umbenannt.


Wir empfehlen, diese Ergebnisse einzubeziehen, aber wenn diese Kategorie einen großen Teil des Uploads ausmacht, lesen Sie bitte unten, wie Sie weitere Einblicke in die Gründe für den Ausschluss erhalten.


Wenn Daten in einer der gelben Kategorien enthalten sind, können Sie wählen, ob Sie den gesamten Stapel einschließen oder ausschließen möchten. Eine einzelne Adresse kann nicht ausgewählt werden. Wenn eine einzige Adresszeile einbezogen oder ausgeschlossen werden soll, muss dies vor dem Hochladen oder Pushen der Daten geschehen.


Rote Kategorie

1. International 

Die Adressen in dieser Kategorie sind nicht an das Land gerichtet, das bei der Erstellung des Mailings ausgewählt wurde. Wenn international versenden werden soll, muss ein neues Mailing mit entsprechenden Einstellungen erstellt werden. Nachdem Benennung der Kampagne kann ein Land (oder mehrere Länder per „Multicountry") ausgewählt werden. Bitte beachten Sie, dass die Länderauswahl nach der Erstellung eines Mailings nicht mehr geändert werden kann. 


Der Grund, warum dies kategorisch ausgeschlossen ist, liegt darin, dass das Mailing möglicherweise nicht zugestellt werden kann. Schlimmer noch, wenn sie zugestellt werden könnte, ist das Format für die Maschinenlesbarkeit oder das Porto möglicherweise gänzlich anders, was zu schnell eskalierenden Zusatzkosten führt, die möglicherweise mehr als das Doppelte oder Dreifache der regulären Kosten betragen. 


Sollte es Schwierigkeiten bei der Einrichtung eines Mailings für ein Land Ihrer Wahl geben, wenden Sie sich bitte an Ihren CS Manager oder unseren Support! Wir helfen gerne weiter!

  

2. Undeliverable 

Adressen, die als unzustellbar eingestuft werden, sind genau das – unzustellbar. Vielleicht hat die Postleitzahl zu wenige oder unsinnige Zeichen, vielleicht ist die Hausnummer im Datumsformat, vielleicht sind ein oder mehrere Felder komplett leer. In jedem Fall gibt es keine Möglichkeit, die Daten zu korrigieren, um sicherzustellen, dass der gewünschte Empfänger mit den uns vorliegenden unvollständigen Daten erreicht werden kann.




Um Druck- und Portokosten zu sparen, können diese Adressen nicht aufgenommen werden.


4. Weitere Informationen

Es gibt zwei Möglichkeiten, um im Detail zu prüfen, warum bestimmte Daten ausgeschlossen wurden. 


1. Während der Mailing-Erstellung

Sobald der Adressupload abgeschlossen ist, finden Sie die folgende Schaltfläche am unteren Rand des Bildschirms:



Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird eine CSV-Datei heruntergeladen, die Sie mit Excel öffnen können. Es erscheint eine lange Liste der übermittelten Daten. Scrollen Sie ganz nach rechts, um Details über die Kategorie und den Grund des Ausschlusses zu sehen:


Hier können Sie z. B. mithilfe des Filters weitere Details über bestimmte Ausschlüsse zu erhalten, wie hier für die Kategorie „Unverified“:


So erhalten Sie eine praktische Liste, in der Sie bestimmte Kategorien überprüfen und eine fundierte Entscheidung treffen können.



2. Nach der Mailing-Erstellung


Was aber, wenn Sie die Einrichtung abgeschlossen haben und sich später fragen, warum einige Adressen ausgeschlossen wurden? Kein Problem! Öffnen Sie einfach die Übersicht zu Ihrem Mailing. Auch hier finden Sie einen Download-Button:



Dadurch wird ein Zip-Ordner mit drei Unterordnern heruntergeladen: Den ursprünglich hochgeladenen vollständigen Datensatz, eine Liste der ausgeschlossenen Adressen und die finale Liste, die zum Versenden des Mailings verwendet wurde. Sie können das Excel-Sheet mit den ausgeschlossenen Adressen wie oben beschrieben prüfen und filtern und die gleichen Informationen daraus ablesen.


Wir hoffen, dass dieser Artikel zur Klärung der verschiedenen Kategorien in der Empfängerliste beiträgt. Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren! Wir helfen Ihnen gerne weiter!